Bedrijfsvoering

5.1 Facilitaire Zaken

Het Facilitair Bedrijf heeft in 2016 een volgende stap gezet in het professionaliseren van zijn dienstverlening. Als vervolg op het in 2015 opgestelde facilitair beleid, zijn in 2016 de volgende zaken gerealiseerd:

Opstellen producten- en dienstencatalogus

Het Facilitair Bedrijf heeft de verschillende producten en diensten die het levert beschreven. Hiermee wordt helder welke dienstverlening geleverd wordt door het Facilitair Bedrijf en waar de beschikbare resources (personeel en financiële middelen) voor worden ingezet. Feitelijk vormt deze producten- en dienstencatalogus de dienstverleningsovereenkomst tussen het College van Bestuur en het Facilitair Bedrijf. Deze producten- en dienstencatalogus zal als onderdeel van het dienstenplein, zoals dat in de nieuwe digitale leer- en werkomgeving wordt ingericht, worden gedeeld met de gebruikers en klanten van facilitaire dienstverlening.

Opleidingsmatrix

Het Facilitair Bedrijf heeft een opleidingsmatrix opgesteld waarmee inzichtelijk is gemaakt over welke aantoonbare kennis en kunde de facilitaire medewerkers moeten beschikken. Per discipline zijn de verschillende opleidingen en trainingen beschreven. In schooljaar 2016-2017 is fors geïnvesteerd in opleiding en training van de facilitair medewerkers waardoor het merendeel van de medewerkers nu overeenkomstig de opleidingsmatrix voldoet aan de gestelde opleidingseisen. 

Strategisch vastgoedplan

Het Facilitair Bedrijf heeft in 2016 een strategisch vastgpedplan opgeleverd waarmee inzichtelijk is gemaakt in welke mate schommelingen in het deelnemersaantal, veroorzaakt door demografische groei of krimp en verandering van het marktaandeel, kunnen worden opgevangen binnen de huidige gebouwen. Het Facilitair Bedrijf heeft hiermee laten zien dat het Alfa-college de schaalbaarheid van zijn huisvesting zorgvuldig heeft georganiseerd en geen financieel risico loopt voor wat betreft zijn vastgoedportefeuille wanneer fluctuaties tot 15% groei of krimp plaatsvinden. Om de studentengroei van de afgelopen jaren op te vangen is in 2016 extern huisvesting gehuurd op locaties aan de Atoomweg en het Hoendiep in Groningen.

Veilige School

In 2016 is fors geïnvesteerd in het optimaliseren van processen rondom veiligheid en beveiliging op school. Naast het vaststellen van huisregels, zijn alle schoolnoodplannen geactualiseerd en zijn beleidsafspraken gemaakt over de inzet van cameratoezicht, fysieke beveiliging en personele beveiliging. Er zijn heldere afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden rondom de inzet en aansturing van de BHV-medewerkers en het crisisteam.

Duurzaamheid

In 2016 zijn meerdere gebouwen van het Alfa-college intensief onderzocht op de mogelijkheden voor verduurzaming. Dit betreft een zogenaamde EED-audit die voor openbare gebouwen verplicht is. De kansen die hieruit zijn gedestilleerd, zullen in 2017 worden vertaald naar een plan van aanpak.

Naast deze audit zijn enkele concrete maatregelen doorgevoerd die een positief effect hebben op het energieverbruik binnen het Alfa-college:

  • Admiraal de Ruyterlaan: diverse armaturen vervangen voor energiezuinige verlichting, meerdere pompen en appendages (toestellen) geïsoleerd;
  • Kluiverboom: diverse armaturen vervangen voor energiezuinige verlichting en voorzien van sensoren;
  • Kardinge: boiler vervroegd vervangen voor energiezuinig model,  diverse armaturen vervangen voor energiezuinige verlichting.

Daarnaast is geïnvesteerd in het terugdringen van CO2-uitstoot door het stimuleren van het gebruik van openbaar vervoer en de fiets. In samenwerking met Groningen Bereikbaar is meegelift op diverse campagnes (rij2op5, bikeshare050, etc.). Om het gebruik van de fiets verder te stimuleren en te promoten is geïnvesteerd in de aanschaf van 80 leenfietsen en 6 elektrische fietsen.

5.2 Projecten en ICT

ICT is de sleutel om innovatief en goed onderwijs mogelijk te maken. De dienst Projecten en ICT (PICT) heeft de ambitie vanuit een gezamenlijke visie en gedeeld belang, ICT planmatig en flexibel hierbij in te zetten. Hiervoor zijn de juiste en voldoende middelen nodig en moeten de competenties van de PICT- medewerkers up-to-date zijn. Zij zijn de adviseurs voor collega’s en externe partners en vanuit deze adviesrol zijn ze de schakel tussen de interne organisatie en de externe (cloud)leveranciers.

Medewerkers en studenten weten tegenwoordig steeds beter wat ze willen en kunnen zelf goed beoordelen wat ze nodig hebben aan informatie om hun werk zo goed mogelijk invulling te geven. De medewerkers van de dienst PICT begeleiden deze collega’s bij het maken van de juiste keuzes als het gaat om informatiebeveiliging, informatievoorziening en of de keuze past binnen het grote geheel. Vooral informatiebeveiliging is een belangrijk thema in 2016 geweest en zal dit waarschijnlijk ook de komende jaren blijven. Het veilig stellen van (digitale) informatie is een steeds grotere uitdaging voor onze organisatie. Diverse programma's op dit gebied zijn opgestart waarbij het telkens zowel gaat om het optimaliseren van de techniek als om de bewustwording en het gedrag van medewerkers.

Het Alfa-college heeft in 2016 veel aandacht geschonken aan de 'Meldplicht datalekken' en aan bewustwording omtrent Informatiebeveiliging. Er zijn Er zijn twee procedures opgesteld, een interne voor gebruik binnen het Alfa-college en een externe procedure die bestemd is voor leveranciers die persoonsgegevens verwerken voor het Alfa-college. In de interne procedure wordt uitgelegd wat een datalek is, hoe er gehandeld moet worden als men een datalek ontdekt en waar men dit moet melden bij de organisatie. De externe procedure omvat afspraken over het handelen en melden van datalekken en wordt als bijlage toegevoegd aan de bewerkersovereenkomst die tussen de leverancier en het Alfa-college wordt afgesloten. Er is een registratie van datalekken opgezet, waarin alle ‘mogelijke datalekken’ worden geregistreerd. Tevens is gestart met een bewustwordingsprogramma rondom informatiebeveiliging. Voor de  locaties van het Alfa-college zijn de volgende bewustwordingsactiviteiten georganiseerd: bezoeken van de mystery guest op de locaties, inzetten vooropgezette phishing mails, interactieve sessies over Informatiebeveiliging en een kennistoets over verschillende onderwerpen aangaande informatiebeveiliging.

Medewerkers en studenten zo snel en goed mogelijk helpen bij vragen en wensen, lukt vaak het beste als de betrokken partijen goed samenwerken. In plaats van de klassieke benadering vanuit aparte afdelingen of diensten, staat steeds vaker het proces en staan de betrokken medewerkers centraal. Als je uitgaat van het proces en het beoogde eindresultaat, zijn wij bezig die samenwerking ‘duurzaam’ te organiseren. Omdat ICT vaak de rode draad is die dwars door de organisatie en de processen heen loopt, kan de dienst PICT de aanjager en versneller zijn. Dit betekent dat PICT wil helpen de doelen, processtappen en informatievoorziening helder te krijgen en verder te optimaliseren. Dit enerzijds door onze kennis van ICT en informatisering en anderzijds door de  ervaring om project- en procesmatig te werken.

In 2016 zijn hierdoor weer een aantal mooie resultaten en opbrengsten gerealiseerd. Verschillende processen binnen bedrijfsvoering zijn geoptimaliseerd en gedigitaliseerd waaronder het mutatie-proces, het in- en uitdienstproces voor medewerkers en de digitalisering van de bekostigingsdossiers. Ook is de optimalisatie van de logistiek rondom het onderwijsproces weer verder gebracht door planning en roostering beter op elkaar te laten aansluiten en zijn er veranderingen aangebracht op het gebied van processen en informatisering die nodig zijn voor de invoering van de keuzedelen.

 

5.3 Marketing, Communicatie en Voorlichting

In 2016 is het Alfa-college gestart met de productie van een nieuwe website. De nieuwe site heeft werving van nieuwe studenten als primaire functie. Dit heeft verstrekkende gevolgen voor het ontwerp van de site, dat voorziet in veel beeld en snelle vindbaarheid van opleidingsinformatie voor potentiële studenten. Daarnaast is de nieuwe site geschikt voor elk apparaat (laptop, tablet of smartphone) en biedt het ontwerp meer ruimte aan (initiatieven in) de regio’s en locaties van het Alfa-college om zich te profileren. Het jaar 2016 stond in het teken van functioneel en technisch ontwerp. Het Alfa-college heeft daarvoor internetbureau The Factor.E in de arm genomen. De daadwerkelijke bouw en invulling van de nieuwe site is gestart in de tweede helft van 2016. De lancering van de nieuwe site is gepland op 3 april 2017.

Ten behoeve van de nieuwe website en andere communicatiemiddelen heeft het Alfa-college in alle regio’s voor alle opleidingen nieuwe foto’s gemaakt. Verder zijn alle locaties gefotografeerd ten behoeve van virtuele rondleidingen via Google.

De dienst MCV heeft in 2016 een zogeheten contentmissie geformuleerd. Deze missie is richtinggevend voor de inhoudelijke invulling van bijvoorbeeld de (nieuwe) website, persberichten en social media. De contentmissie van het Alfa-college luidt als volgt: Persoonlijke verhalen vertellen die de lezers raken zodat ze overtuigd worden of de bevestiging krijgen dat het Alfa-college de persoonlijkste mbo-school is in het Noorden en voor hen de beste keuze is.

De nieuwe contentmissie is uitgewerkt met onder andere een checklist met aandachtspunten voor teksten, filmpjes of andere inhoud. Verhalen moeten een persoonlijke invalshoek hebben, realistisch en relevant zijn, inspelen op emotie en de moeite van het delen waard zijn. De toepassing van de nieuwe contentmissie heeft de zichtbaarheid van het Alfa-college op social media en in traditionele media (kranten, regionale televisie) vergroot.

In de regio’s is de voorlichtingskalender op kleine schaal uitgebreid met nieuwe activiteiten. Zo is er in Groningen een informatiemiddag gehouden over Entree-opleidingen. In Hardenberg is het concept van meelopen bij een mbo-opleiding voor vmbo’ers uitgebreid met de mogelijkheid om mee te lopen bij een bedrijf. In Hoogeveen was het Alfa-college betrokken bij het project ‘Hoogeveen werkt aan werk’. Dit heeft geleid tot aanbevelingen over onder andere de aansluiting tussen voortgezet onderwijs en bedrijfsleven. De campagne Hallo MBO is in 2016 weer uitgevoerd met  Noorderpoort, Terra MBO en ROC Menso Alting.