Continuïteit

Continuïteitsparagraaf

Ontwikkeling deelnemersaantallen

In onderstaande tabel is de verwachte ontwikkeling van het aantal bekostigde deelnemers in de beroepsopleidingen in de periode 2017 tot en met 2019 weergegeven

 

  2016 2017 2018 2019
procentuele ontwikkeling 4,64% ‑0,03% 0,07% ‑1,49%
aantal deelnemers 11.876 11.873 11.881 11.704

Ten opzichte van de verwachting van de ontwikkeling van het deelnemersaantal beroepsonderwijs in het geïntegreerd jaardocument 2015 is het aantal deelnemers in 2016 met 258 meer toegenomen dan verwacht.

Na een groot aantal jaren tot en met 2016 waarin het aantal bekostigde deelnemers elk jaar groeide, verwachten we voor de jaren 2017 en 2018 een stabilisatie van het aantal deelnemers en vanaf 2019 verwachten we een daling o.a. ten gevolge van de verkorting van de opleidingsduur van een aantal opleidingen en de toenemende avoïsering (meer en meer jongeren kiezen voor een havo-opleiding i.p.v. een mbo-opleiding); ook verwachten we dat vanaf 2019 de eerste gevolgen van de demografische krimp merkbaar worden. Deze verwachte daling met ingang van het schooljaar 2019-2020 zal voor het eerst een negatief effect hebben op de bekostiging van ons ROC in 2021.

Voor de toestroom van nieuwe deelnemers in de beroepsopleidingen is niet alleen het potentieel aan nieuwe deelnemers van belang, maar ook de relatieve marktpositie. Voor het Alfa-college is die goed: o.a. huisvesting in goede en goed bereikbare gebouwen, hoge rendementscijfers en ruim voldoende scores op deelnemerstevredenheid (o.a. tot uiting komend in een hoge klassering in de MBO Keuzegids). Het marktaandeel van het Alfa-college t.o.v. de andere mbo-instellingen in Groningen, Drenthe, Friesland en Zwolle is de laatste jaren ook voortdurend toegenomen (al is er wel sprake van een lichte kentering m.i.v. 2015 in de desbetreffende informatie van DUO als het gaat om het aantal vmbo’ers dat kiest voor het Alfa-college).

  2013 2014 2015 2016
marktaandeel Alfa-college 12,9% 13,3% 13,8% 14,2%

Voor VAVO en Educatie is het moeilijker om de verwachte ontwikkeling van de deelnemersaantallen weer te geven. Veel van de deelnemers aan deze trajecten komen voor een traject van een jaar of korter. Op de instroom van deelnemers in deze trajecten hebben we minder invloed dan op de instroom van de deelnemers in de beroepsopleidingen. Zo zijn we voor de instroom in de VAVO-opleidingen voor een belangrijk deel afhankelijk van de examenresultaten in het reguliere VO.

Voor Educatie geldt dat we voor het reguliere aanbod voor een belangrijk deel afhankelijk zijn van de inkoop door gemeenten. Daarnaast zijn er de inburgeringstrajecten die door de deelnemers zelf worden ingekocht. Ook in 2016 hebben we een sterke groei gezien van het aantal inburgeraars; we verwachten dat die groei doorzet in 2017. De omvang van die groei en het moment waarop het deelnemersaantal weer afneemt, zijn echter moeilijk precies aan te geven. Om goed voorbereid te zijn op een sterke daling van het aantal inburgeraars bewaken we sterk de flexibele schil in ons personeelsbestand voor deze trajecten (zie ook bij Ontwikkeling personele bezetting).

Het Alfa-college richt zich primair op het verzorgen van regulier bekostigd beroepsonderwijs en educatie. Dat heeft er enige jaren geleden toe geleid dat we hebben besloten geen EVC-trajecten meer uit te voeren en slechts zeer beperkt contractactiviteiten (en zo ja, dan alleen kostendekkend op basis van een Alfa-college  kostprijsmodel). De SER, zowel landelijk als in Noord-Nederland, en ook de MBO Raad hebben begin 2017 met nadruk gewezen op het belang van een Leven Lang Leren en de rol van de ROC’s daarin om ervoor te zorgen dat er in de toekomst voldoende gekwalificeerde werknemers op mbo-niveau zijn/blijven in een continu veranderende arbeidsmarkt. Mede hierdoor hebben we besloten om in 2017 onze visie op een Leven Lang Leren (incl. contractactiviteiten) opnieuw te formuleren.

Ontwikkeling personele bezetting

De hoofdlijnen van de inrichting van het Alfa-college staan niet ter discussie. In de tabel hieronder waarin de ontwikkeling van het aantal fte’s per personeelscategorie tot en met 2019 is weergegeven, verandert dus het aantal fte’s in de categorieën ‘College van Bestuur en directie’ en ‘Middenmanagement’ niet resp. nauwelijks.

Omdat het aantal deelnemers in de beroepsopleidingen in 2017 en 2018 min of meer stabiel blijft en we ook als het gaat om het aantal deelnemers VAVO geen grote fluctuaties verwachten in die jaren, zal het aantal fte’s in de categorieën ‘Onderwijzend personeel (direct)’ en ‘Onderwijzend personeel (indirect)’ min of meer gelijk blijven. Ten gevolge van de verwachte gestage afname van de totale deelnemersaantallen in de jaren 2019 e.v. zal het aantal fte’s in deze personeelscategorieën dan licht gaan dalen.

De aantallen fte’s in de onderstaande tabel voor de onderwijspersoneelscategorieën zijn met name gebaseerd op de verwachte ontwikkelingen m.b.t. de deelnemersaantallen in de beroepsopleidingen en het VAVO. Groei dan wel daling van het aantal deelnemers in de Educatie- en dan met name in de inburgeringstrajecten is hierin niet meegenomen. Die groei en de ontwikkeling van het aantal zijn zeer moeilijk in te schatten. Als het gaat om de extra personele inzet t.b.v. de groei van het aantal deelnemers in deze trajecten, staat daar op basis van t=0 ook directe bekostiging tegenover. Door te zorgen voor voldoende flexibele schil in de formatie voor deze trajecten, kan de daling van het aantal benodigde fte’s ook tijdig worden opgevangen. In 2016 is in tegenstelling tot wat werd verwacht in het geïntegreerd jaardocument 2015 het aantal fte’s voor direct en indirect onderwijzend personeel toch toegenomen. Dit werd veroorzaakt door de in begin van 2016 nog niet-verwachte grote instroom van nieuwe deelnemers beroepsonderwijs en Educatie.

Het lectoraat met de Hanzehogeschool is in 2017 gestart en het lectoraat met Stenden wordt gecontinueerd tot en met 2021 (voor toelichting op deze lectoraten zie 2.1). Beide lectoren worden voor de helft van hun betrekkingsomvang gefinancierd door het Alfa-college. De komende jaren zal dus in totaal 1,0 fte ingezet worden t.b.v. wetenschappelijk personeel.

De inzet in de personeelscategorie ‘Overige medewerkers’ blijft rond de 220 fte’s schommelen. M.b.t. deze personeelscategorie hebben we de afgelopen jaren scherp aan de wind gevaren. Hier en daar hebben we grens daarin bereikt. Daling van de deelnemersaantallen zoals hierboven aangegeven, zal dan ook niet direct leiden tot reductie van personeelsinzet in deze categorie.

Personeelscategorie aantal fte's 2016 aantal fte's 2017 aantal fte's 2018 aantal fte's 2019
College van Bestuur en directie 9,0 9 9 9
Middenmanagement 37,7 38 38 38
Onderwijzend personeel (direct) 599,6 600 600 590
Onderwijzend personeel (indirect) 82,4 82 82 80
Wetenschappelijk personeel 0,5 1 1 1
Overige medewerkers 215,9 220 220 220
Totaal (exclusief mobiliteit) 945,1 950 950 938

In bijlage 8.1 is een overzicht opgenomen waarin per functie in het Alfa-college voor de jaren 2014 tot en met 2016 het aantal fte’s per functie is weergegeven en de ontwikkeling daarvan.

Huisvesting

Om een goed beeld te krijgen van onze huidige huisvestingspositie en de wensen/ontwikkelingen m.b.t. onze huisvesting voor de komende 10 jaar is het strategisch vastgoedplan vastgesteld (zie ook paragraaf 5.1). 

Het Alfa-college heeft zijn zes hoofdlocaties in volle eigendom (Adm. de Ruyterlaan, Boumaboulevard, Kardingerweg en Kluiverboom in Groningen en Voltastraat in Hoogeveen) of deels in eigendom (LOC+ in Hardenberg). M.b.t. de panden aan de Kardingerweg en aan de Voltsastraat zijn plannen voorbereid voor resp. een interne upgrade in 2017 dan wel een aanzienlijke ver-/nieuwbouw in de periode 2017-2020. Financiering van de aanpassingen van deze gebouwen geschiedt uit eigen middelen.

Daarnaast wordt er aantal panden gehuurd, waarbij de contracten – gezien de mogelijke fluctuatie en daling van deelnemersaantallen voor een korte periode worden afgesloten. Hierdoor heeft het Alfa-college een voldoende flexibele huisvestingsschil om een mogelijke daling met 10% van de huidige deelnemersaantallen op te vangen.

Balans

De balans zal zich op basis van het in november 2016 geactualiseerde meerjarenmodel als volgt ontwikkelen:

Activa (x € 1.000) 2016 2017 2018 2019
         
Vaste activa        
Immateriele activa        
Materiële vaste activa  76.856   75.249   76.904   77.088 
Financiële vaste activa  9.051   8.914   8.777   8.640 
Totaal vaste activa  85.907   84.163   85.681   85.728 
         
Vlottende activa        
Voorraden - - - -
Vorderingen  4.180   4.180   4.180   4.038 
Effecten - - - -
Liquide middelen  15.906   16.653   14.748   14.551 
Totaal vlottende activa  20.086   20.833   18.928   18.589 
         
Totaal activa  105.992   104.995   104.609   104.317 
         
         
Passiva (x € 1.000) 2016 2017 2018 2019
         
Eigen Vermogen        
Algemene reserve  39.943   41.093   42.364   43.548 
Bestemmingsreserves  1.214   1.264   1.314   1.364 
Overige reserves/ fondsen  1   1   1   1 
Bestemmingsreserve contractactiviteiten  ‑392   ‑342   ‑292   ‑242 
Totaal eigen vermogen  41.158   42.358   43.679   44.913 
         
Voorzieningen  4.886   5.096   5.109   5.406 
         
Langlopende schulden  45.068   42.563   40.797   39.050 
         
Kortlopende schulden  14.880   14.979   15.024   14.949 
         
Totaal passiva  105.992   104.995   104.609   104.317 

Toelichting op de geprognosticeerde balans:

  • Materiële vaste activa: De komende jaren wordt het gebouw aan de Voltastraat te Hoogeveen gerevitaliseerd, waarbij het zwaartepunt van de investeringen in 2018 tot en met 2020 ligt. Daarnaast wordt het gebouw aan de Kardingerweg op diverse punten gemoderniseerd. Dit zorgt de komende jaren voor een toenemende omvang van de materiële vaste activa.
  • Financiële vaste activa: de daling komt doordat het terugstorten van het kapitaal vanuit de deelneming LOC+ in Hardenberg hoger is dan het ontvangen winstaandeel vanuit de deelneming.
  • Vlottende activa: de voorgenomen investeringen zorgen voor een afname van de vlottende activa; dit ondanks een geprognosticeerd positief exploitatieresultaat in 2017, 2018 en 2019.
  • Eigen vermogen: het eigen vermogen zal naar verwachting toenemen door de verwachte toekomstige positieve exploitatieresultaten. De verwachte mutatie in de bestemmingsreserves betreft met name het verder terugdringen van de negatieve reserve contractactiviteiten.
  • Voorzieningen: de omvang van de voorzieningen stijgt na 2016 licht, waarbij de omvang in 2019 sneller stijgt als gevolg van de verwachte extra instroom in de wachtgeldvoorziening. Dit is een gevolg van de afname van het aantal fte’s als gevolg van de verwachte krimp in het aantal deelnemers. De komende jaren worden er meer activiteiten ontplooid om de instroom voor de wachtgeldvoorziening te beperken en de uitstroom te bevorderen. In de periode januari - maart 2017 is er ten behoeve daarvan een analyse uitgevoerd op de WW- en BW-populatie 2016 van ons ROC. Doel hiervan was om meer inzicht te krijgen in deze populatie, zodat op basis hiervan vervolgstappen kunnen worden gezet in het terugdringen van het aantal voormalige medewerkers met WW- en BW-uitkeringen.
  • Lang lopende schulden: door de aflossingen op de langlopende leningen bij de ING en het Ministerie van Financiën en het aflossen op de financial leaseverplichting bij Capgemini daalt het saldo langlopende schulden.
  • Kort lopende schulden: verwachting is dat hier geen noemenswaardige mutaties zullen plaatsvinden.

Staat van Baten en Lasten

De staat van baten en lasten ontwikkelt zich de komende jaren naar verwachting als volgt:

  2016 2017 2018 2019
Baten        
Rijksbijdragen  87.701   92.797   94.718   93.612 
Overige overheidsbijdragen en -subsidies  1.167   1.225   1.225   1.000 
College-, cursus- en/ of examengelden  206  - - -
baten werk in opdracht van derden  5.937   5.155   4.655   4.405 
Overige baten  4.072   3.073   3.073   3.073 
         
Totaal baten  99.083   102.250   103.671   102.090 
         
Lasten        
Personeelslasten  71.910   74.564   75.692   73.801 
Afschrijvingen  5.381   5.317   5.550   6.021 
Huisvestingslasten  5.673   6.491   6.491   6.491 
Overige lasten  13.203   13.498   13.498   13.498 
         
Totaal lasten  96.167   99.870   101.231   99.811 
         
         
Saldo baten en lasten gewone bedrijfsuitvoering  2.916   2.380   2.439   2.279 
         
Saldo financiële bedrijfsvoering ‑1.769 ‑1.630 ‑1.568 ‑1.495
Saldo buitengewone baten en lasten  451   450   450   450 
         
         
Resultaat  1.599   1.200   1.321   1.234 

Toelichting op de geprognosticeerde Staat van Baten en Lasten:

  • Rijksbijdrage: door een verwachte dalende omvang van het macrobudget en de verwachte stabilisatie in 2017 en 2018 en daling vanaf 2019 van het deelnemersaantal beroepsonderwijs zal de rijksbijdrage vanaf 2019 dalen.
  • Overige overheidsbijdragen en -subsidies: komende jaren verwachten we nog gelijkblijvende opbrengsten voor inburgeringstrajecten.
  • College-, cursus- en/of examengelden: voor de jaren 2017 houden wij rekening met een bescheiden positief resultaat. Vanaf 2018 verwachten we dat de ontvangen gelden en de met de lumpsum te verrekenen gelden met elkaar in evenwicht zijn. Daarom hebben we voor die jaren geen resultaat opgenomen.
  • Baten werk in opdracht van derden: in lijn met de trend van de rijksbijdrage is de verwachting dat de baten zullen dalen.
  • Overige baten: de verwachting is dat de overige baten in navolging van de daling van de rijksbijdrage en baten werk in opdracht van derden mee zullen dalen.
  • Personeelslasten: door de verwachte afname van het aantal deelnemers met ingang van 2019 is er ook een afnemende behoefte aan personeel. Verwacht wordt dat de extra inspanningen om de instroom in de wachtgelduitkering tegen te gaan en de uitstroom te bevorderen een dempend effect zullen hebben op de extra dotaties ten behoeve van de wachtgeldvoorziening. Het overall effect is dat de personele lasten dalen.
  • Afschrijvingen: door de voorgenomen investeringen zullen de afschrijvingslasten ook toenemen.
  • Huisvestingslasten:  onderhoud aan de gebouwen leidt in 2017 tot een verhoging van de huisvestingslasten, waarna het kostenniveau zich tot en met 2019 zal handhaven.
  • Overige lasten: lichte stijging  als gevolg van hogere kosten van de opleidingen, waarna er de komende jaren geen noemenswaardige mutaties worden verwacht.
  • Financiële baten en lasten: door de aflossingen op de langlopende leningen bij de ING en het Ministerie van Financiën, lagere rente op de herfinanciering van het LOC+ en het aflossen op de financial leaseverplichting bij Capgemini dalen de rentelasten.
  • Resultaat deelnemingen: voor de komende jaren wordt ervan uitgegaan dat er zich geen noemenswaardige mutaties zullen voordoen. Voor de komende 10 jaar zijn de afspraken gemaakt om de constructie m.b.t. de deelneming in het LOC+ voort te zetten. Over de exacte voorwaarden wordt nog onderhandeld en die zijn op het moment van schrijven nog niet bij ons bekend.

Het interne beheersings- en controlesysteem

Het interne beheersings- en controlesysteem heeft betrekking op de bedrijfsvoering, maar uiteraard ook op het onderwijs in onze organisatie. Hieronder wordt aangegeven hoe ons interne beheersings- en controlesysteem functioneert:

  • onderwijs en examinering: de kwaliteit van ons onderwijs en onze examinering wordt bewaakt door de cyclus van de van het strategisch document afgeleide kaderbrieven, de daarop gebaseerde jaarplannen en jaarplangesprekken. Daarnaast wordt de kwaliteit van onderwijs en examinering gevolgd door de onderwijsteams te monitoren op relevante indicatoren (o.a. opbrengsten). Teams die niet voldoen aan de minimale eisen van de Inspectie voor het Onderwijs, worden aangemerkt als risico-opleiding en met die teams worden afspraken gemaakt hoe te komen tot verbetering. Daarnaast worden er interne audits gehouden bij de onderwijsteams. Elk team komt één keer per drie jaar aan de beurt. Wanneer daarvoor een aanleiding bestaat, kan een team vaker geaudit worden (ook op verzoek van het team zelf).
  • financieel: uiteraard is er de gebruikelijke cyclus van begroting en jaarrekening. Maandelijks, vanaf februari van elk boekjaar, wordt aan het College van Bestuur gerapporteerd hoe de uitputting van de begroting zich ontwikkelt. Deze maandrapportage wordt ook gedeeld met de auditcommissie; de meest recente maandrapportage die is verschenen voor een vergadering van de auditcommissie, wordt door het college met deze commissie besproken. Daarnaast is de meerjarenprognose een belangrijk sturingsinstrument waarmee de (financiële) effecten van het strategisch meerjarenbeleid en de verwachte interne en externe ontwikkelingen inzichtelijk worden gemaakt. Gedurende 2015 heeft het Alfa-college geïnvesteerd in het verder optimaliseren van het meerjarenbeleidsprognosemodel. Met behulp van dit model kan onder meer het effect van beleidskeuzen, risico’s en ontwikkelingen op het (toekomstige) resultaat, het vermogen, de balansposities en de financieringsstructuur inzichtelijk worden gemaakt. Daarnaast kunnen, o.a. op basis van mogelijke ontwikkelingen van deelnemersstromen, met het model scenario’s (meest waarschijnlijk en worst case dan wel boven verwachting positief) worden uitgewerkt. Jaarlijks wordt de meerjarenbegroting ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht.
  • personeel: maandelijks wordt de ontwikkeling van het aantal fte’s gemonitord en wordt beoordeeld hoe zich dat verhoudt tot het begrote aantal fte’s. Ook wordt maandelijks gerapporteerd om de omvang van de flexibele schil (het percentage medewerkers met een benoeming voor bepaalde tijd gerelateerd aan het totaal aantal medewerkers). Daarnaast wordt de kwaliteit van de medewerkers bewaakt door de tweejaarlijkse cyclus van ontwikkel- en voortgangsgesprekken. In de organisatie-eenheden wordt op dit moment samen met de dienst P&O gewerkt aan het maken van een strategische personeelsplanning (zie hiervoor ook 4.7).
  • informatiebeveiliging: er worden bewustwordingsbijeenkomsten gehouden voor teams. Op dit moment wordt hard gewerkt om het Alfa-college voor te bereiden op de invoering van de nieuwe privacywet met ingang van mei 2018.
  • strategisch beleid: voorafgaand aan een schooljaar wordt elk jaar een kaderbrief gemaakt. Hierin wordt aangegeven wat wordt verwacht van de diverse organisatie-eenheden als het gaat om de strategische doelen van de organisatie en de ontwikkelingen die zich tussentijds in een strategische periode aandienen. Om de voortgang van de realisatie van e.e.a. binnen de organisatie-eenheden te volgen worden er drie keer per schooljaar jaarplangesprekken gehouden met de managementteams van die eenheden. Halverwege en na afloop van het kalenderjaar wordt gemonitord op instellingsniveau wat de stand van zaken is. Die rapportage wordt besproken met de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad.
  • strategische risicoanalyse: aan het begin van elke strategische periode wordt mede op basis van het voor de nieuwe periode geldende strategisch beleid een strategische risicoanalyse uitgevoerd. In de daarop volgende jaren in dezelfde strategische beleidsperiode wordt de uitkomst van die strategische risicoanalyse jaarlijks herbeoordeeld.
  • interim controle: in de rapportage van zijn jaarlijkse interim-controle geeft de accountant zijn bevindingen weer naar aanleiding van zijn onderzoek naar de bedrijfsvoering en processen. Op basis daarvan doet hij ook een aantal aanbevelingen. De aanbevelingen n.a.v. de interim-controle 2016 zijn door de organisatie overgenomen. 

Naast de bovengenoemde wijze van beheersing is in 2016 ook een begin gemaakt met een traject dat moet leiden tot sturen op basis van soft controls opdat leidinggevenden en medewerkers zich meer eigenaar gaan voelen van hun werk in het Alfa-college als professionele leergemeenschap in ontwikkeling. In 2017 willen we – afgeleid van onze waarden verbinden, vertrouwen en ondernemen – een eigen soft controls-framework hebben ontwikkeld. Parallel aan dit traject loopt het initiatief om met ingang van het schooljaar 2017-2018 de directeuren meer vrijheid in prioritering en fasering te geven als het gaat om hun bijdrage aan de realisatie van de strategische doelen. De directeuren die zelf dit initiatief hebben geïnitieerd, verwachten dat zij zich hierdoor meer eigenaar ervan gaan voelen. 

Belangrijkste risico’s en onzekerheden

Met ingang van 1 augustus 2015 is een nieuwe strategische beleidsperiode begonnen. In lijn met ons systeem om een strategische risicoanalyse uit te voeren aan het begin van een strategische periode was ons voornemen om in het najaar van 2015 een strategische risicoanalyse uit te voeren. Door omstandigheden hebben we moeten besluiten om deze analyse begin 2016 uit te voeren.

In mei 2016 is ondersteund door EY een sessie gehouden waarin de strategische risicoanalyse is uitgevoerd. Als resultaat van die sessie zijn de volgende vijf risico’s (op grond van kans x gevolgen x verbetermogelijkheid) bepaald (in volgorde van grootte):

Nr. Risico Korte omschrijving
1. Kwaliteit van medewerkers Het risico dat we de doelen uit ons strategisch beleidsplan niet realiseren omdat het veel vraagt van alle medewerkers: naar buiten, ondernemen, crossovers, voortdurend scholen, rolmodel zijn etc.
2. Informatiebeveiliging Het risico dat informatiebeveiliging onvoldoende aandacht krijgt waardoor de continuïteit van ons ROC in het gedrang komt.
3. Onderwijsinnovatie Het risico dat ondoeltreffende onderwijsinnovatie de bekwaamheid van de instelling in gevaar brengt om aan de behoeften en verwachtingen van zijn stakeholders, inclusief zijn studenten, op de langere termijn te voldoen.
4. Personeelsformatie Het risico dat een beperkte beschikbaarheid in een aantrekkende arbeidsmarkt van arbeidskrachten het vermogen in gevaar brengt om (goed) onderwijs aan te bieden en om de ondersteuning goed uit te kunnen laten voeren.
5. Informatietechnologie Het risico dat niet te allen tijde erop kan worden vertrouwd dat uit de educatieve en administratieve/ondersteunende systemen gegevens zijn te benaderen om de organisatie draaiende te houden.

Na het bepalen van deze risico’s is in beeld gebracht welke beheersmaatregelen we reeds hebben om de genoemde risico’s te beperken en wat er nog meer zou moeten/kunnen gebeuren ten behoeve daarvan:

  • gezien de samenhang tussen de risico’s ‘kwaliteit van de medewerkers’ (risico 1) en ‘personeelsformatie’ (risico 4) is besloten om in de regio’s een strategisch personeelsplan te maken. Daarmee is inmiddels een start gemaakt. De personeelsadviseurs ondersteunen de managementteams hierbij. Eerst maakt iedere regio/locatie een kwalitatief en kwantitatief personeelsplan voor de komende jaren. Daarna zullen deze plannen worden samengebracht tot een strategisch personeelsplan voor het Alfa-college. Afgesproken is dat er in de door de regio’s aan te leveren plannen aandacht besteed zal worden aan de kwalitatieve aspecten zoals deze in risico 1 zijn benoemd en de kwantitatieve aspecten zoals deze in risico 4 benoemd zijn. De regioplannen worden uiterlijk 1 maart aangeleverd. De directeuren brengen met ondersteuning van de dienst P&O de plannen in het voorjaar van 2017 samen tot het strategisch personeelsplan op instellingsniveau. Daarnaast is er een plan van aanpak ontwikkeld om docenten in moeilijk vervulbare vacatures te werven en is de dienst P&O gevraagd om het wervingsbeleid aan te passen op een op recruitment gebaseerde aanpak.
  • t.b.v. risico 2 is er in 2016 is een bewustwordingsprogramma over informatiebeveiliging in de school uitgerold. Er is geconstateerd dat op de locaties waar dit traject al is uitgezet, medewerkers bewuster omgaan met deze materie. Wel blijkt continue aandacht noodzakelijk om het bewustzijn verder te versterken. het bewustwordingsprogramma loopt in eerste instantie door tot in het voorjaar van 2017. Daarna zal er een rapportage van de voortgang opgeleverd worden. Daarnaast is er op basis van de desbetreffende bevinding in de interim-controle 2016 van de accountant reeds actie ondernomen om het hoge aantal (niet-) persoonsgebonden accounts met (beheer-)recht in het netwerk en op applicatieniveau te verminderen.
  • onderwijsinnovatie (risico 3) en het sturen daarop is onderdeel van de reguliere taak van leidinggevenden in het Alfa-college. Het is goed om de aandachtsgebieden die bij de aanvullende beheersmaatregelen genoemd zijn (zoals leiderschap tonen en inzetten op leren van elkaar), hierbij in de gaten te houden. Verantwoording over deze sturing is onderdeel van de reguliere planning & control-cyclus.
  • om het risico m.b.t. de informatietechnologie (risico 5) te beperken is het een taak van alle directeuren om integraal te werken aan het managen van verwachtingen, het versterken van de verandercapaciteit en het communiceren over ontwikkelingen.

De directeuren zullen in juni 2017 rapporteren over de voortgang van hun bijdrage aan de uitvoering van de verschillende beheersmaatregelen. Op basis van deze rapportage wordt bekeken of de risico’s tot een acceptabel niveau gereduceerd zijn of dat er verdere interventies noodzakelijk zijn.

Voor zover in 2016 te beoordelen was, overschrijden de bovengenoemde risico’s niet de tolerantiegrenzen. Met andere woorden er is voldoende vertrouwen dat de reeds bestaande beheersmaatregelen en de nieuwe beheersmaatregelen er samen voor zorgen dat de mogelijke gevolgen van deze risico’s voldoende worden gemitigeerd. Daarnaast zijn we van oordeel dat de genoemde risico’s vallen binnen de reguliere bedrijfsvoering van een ROC. De inspectie heeft als weerstandsnorm bij normale bedrijfsvoering een minimaal solvabiliteitspercentage van 30%  bepaald. Ultimo 2016 is het solvabiliteitspercentage van het Alfa-college 39%. De verwachte ‘impact’ op de resultaten en/of financiële positie is dan ook niet zo groot, dat die zou moeten leiden tot verhoging van ons weerstandsvermogen.

Het traject om de strategische risico’s en de bijbehorende beheersmaatregelen te bepalen was afgerond toen bleek dat er op de Boumaboulevard problemen waren m.b.t. de examenorganisatie, de kwaliteit van het onderwijs en het sociaal klimaat. Er zijn een groot aantal maatregelen genomen (zie 3.8.4) om de gevolgen van deze problemen op de Boumaboulevard aan te pakken; hierbij wordt ook beoordeeld wat en hoe daarvan gebruikt kan worden op andere locaties. Deze confrontatie met het risico ‘kwaliteit onderwijs en integriteit examinering’ heeft onsdoen besluiten om voor een volgende strategische cyclusde aanpak om tot bepaling van strategische risico’s te komen g eens goed te beoordelen.

Rapportage toezichthoudend orgaan

De Raad van Toezicht wordt steeds door het College van Bestuur betrokken bij majeure beleidsvraagstukken. Alle relevante plannings- en verantwoordingsdocumenten worden cf. statuten aan de Raad van Toezicht voorgelegd ter goedkeuring. Mochten zich los daarvan financieringsvraagstukken voordoen, dan worden die ook door het college aan de raad ter goedkeuring voorgelegd. Daarnaast wordt de Raad van Toezicht bij grote onderwerpen ook meer en meer in de beleidsvoorbereidende fase betrokken door het College van Bestuur. Beide organen doen dat meer en meer in de vorm van gezamenlijke ‘met-de-benen-op-tafel-overleggen’.

De audit- en onderwijscommissies van de Raad van Toezicht zijn in dit opzicht ook belangrijk. In hun vergaderingen is er gelegenheid om in aanwezigheid van deskundigen uit de organisatie inhoudelijk in te gaan op de voor deze commissies relevante onderwerpen. Onderwerpen kunnen er inhoudelijk worden voorbesproken en indien gewenst voorzien van een advies van de desbetreffende commissie aan de Raad van Toezicht worden voorgelegd. Dat geldt bijv. voor de financiële plan- en verantwoordingsdocumenten die eerst in de auditcommissie aan de orde komen alvorens zij in de Raad van Toezicht worden besproken.